7 bonnes
raisons de
faire la gestion
de la paie
soi‑même
Dès qu’un entrepreneur engage un premier employé, la question de la paie entre en ligne de compte. Une façon de faire doit être choisie et cela entraîne nécessairement un bon nombre de questions.
Parmi ces questions : la paie, on la produit à l’interne ou à l’externe?
Ce n’est pas un choix facile. Comme nous l’avons abordé dans un autre article, chaque option comporte son lot d’avantages et d’inconvénients. Pour vous aider à faire le bon choix pour votre entreprise, nous explorons ci-dessous 7 bonnes raisons (parfois méconnues!) de produire la paie à l’interne.
01Flexibilité
En produisant la paie à l’interne vous aurez une flexibilité dans vos opérations que vous n’auriez pas autrement. Par exemple, vous pourrez effectuer à la dernière minute des changements sans que cela n’engage de frais supplémentaires. Vous serez également en mesure de retarder momentanément la production de la paie pour intégrer un nouvel employé ou encore d’accéder aux rapports et au registre à tout moment.
À ne pas négliger non plus (oh non surtout pas!), il vous sera beaucoup plus simple de répondre aux questions de vos employés en ce qui a trait à certaines situations particulières.
02Économie
Produire la paie est une dépense d’une manière ou d’une autre, on n’y échappe pas. Cependant, la paie à l’interne est une dépense qui ne fluctue pas, ou à peine. Elle est faite à partir de logiciels spécialisés dont le prix ne changera pas en fonction du nombre d’employés ou encore la fréquence des jours de paie.
Pour sa part, la paie produite à l’externe étant un service, le prix peut facilement être affecté par des facteurs qui vous sont incontrôlables. Les sous-traitants facturant généralement au volume de travail, l’arrivée d’un nouvel employé est suffisante pour augmenter votre facture. Autrement dit, au fur et à mesure que votre entreprise prendra de l’expansion, votre facture de paie augmentera, alors qu’elle resterait identique si vous faisiez la paie à l’interne.
03Adaptabilité
Comme nous le mentionnions dans le point précédent, un système de paie interne n’est pas affecté par l’évolution de votre entreprise. Le nombre d’employés n’a aucune incidence sur le prix que vous paierez.
Produire la paie à l’interne est donc une solution beaucoup plus versatile qui s’adaptera plus facilement aux activités de votre entreprise. Vous pourrez faire la gestion de la paie beaucoup plus facilement en implantant vos propres méthodes et en standardisant l’utilisation du système avec les employés qui utilisent le système avec vous. De plus, les manipulations pourront être faites sans avoir à discuter de chacune d’entre elles avec votre sous-traitant.
04Interaction avec MaPaie.net
Par la compilation des données fournies dans Paie Acomba, MaPaie.net propose des fonctionnalités permettant la transmission des talons de paie à vos employés par courriel. Vous ne perdrez alors plus de temps à distribuer un à un vos talons de paie.
MaPaie.net met également à votre disposition une librairie corporative où vous pouvez déposer des documents administratifs ou des formulaires téléchargeables pour vos employés.
05Des informations centralisées et disponibles en temps réel
En produisant la paie à l’interne, vous favoriserez la centralisation des opérations de production pour toutes les succursales de votre entreprise ainsi que pour les employés sur la route, entraînant ainsi une économie d’échelle.
Autre aspect pratique, vous aurez un accès en temps réel à toute l’information nécessaire pour connaître la situation de votre entreprise, puisque vous contrôlerez entièrement l’accès aux données de votre système.
06Intégration des données dans la gestion comptable
En intégrant les données de la paie à la gestion comptable, vous les rendrez disponibles dans tous les modules de votre système de gestion.
Grâce à cette démarche, vous éliminerez la double saisie d’information et réduirez le risque d’erreurs occasionnées lors d’ajouts manuels, évitant par la même occasion un mauvais déroulement du processus de paie.
07Contrôle des processus
Vous aurez le plein contrôle des données éliminant ainsi les risques de fuite. Aussi, vous pourrez effectuer les opérations quand bon vous semble, en fonction de votre horaire.
Il est également primordial de savoir que même si vous sous-traitez le traitement de la paie, en tant qu’employeur, vous êtes responsable de la conformité. De fait, impartir la paie comporte certains risques, parce que vous n’avez pas le contrôle sur une obligation pour laquelle vous êtes pourtant tenu responsable.
Comprendre votre besoin pour mieux l’aborder
Tel que mentionné, le choix de la méthode de production de paie n’est pas une décision à prendre à la légère. Beaucoup d’éléments entrent en ligne de compte et chaque aspect doit être analysé dûment. Cependant, en tenant compte des points amenés ci-haut et de votre contexte particulier, il vous sera plus facile de cerner votre besoin exact et prendre la décision la mieux adaptée à votre entreprise.
Permettez-nous un peu d’autopromotion
Pour bien faire les choses, il est capital de choisir des outils de paie qui sont adaptés à vos besoins et qui peuvent vous accompagner adéquatement à travers le processus. Chez Acomba, nous travaillons de près avec les gestionnaires de PME et les intervenants gouvernementaux. Le résultat est un logiciel de paie toujours axé sur la réalité terrain des entreprises et sur les dernières normes en matière d’emploi et de fiscalité.
Vous pensez à traiter la paie à l’interne dans votre entreprise? N’hésitez pas à communiquer avec nos conseillers afin de discuter des options qui s’offrent à vous.
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