Comptabilité Trucs de gestion

6 meilleures
pratiques
pour la gestion
de votre carte
de crédit
d’entreprise

Les avantages d’une carte de crédit d’entreprise sont nombreux, mais son utilisation n’est pas sans risque. Une mauvaise utilisation de votre carte peut vous causer des troubles financiers difficiles à corriger, c’est pourquoi de bonnes pratiques de gestion sont nécessaires.

Si vous êtes propriétaire d’une PME, il est très probable que vous ayez considéré prendre une carte de crédit d’affaires ou que vous soyez déjà en possession d’une telle carte. Les cartes de crédit sont une ressource intéressante pour la gestion de votre entreprise; elles vous permettent de simplifier les achats urgents, dépanner en cas de manque de liquidité, accumuler des points et des récompenses, et plus encore. Par contre, lorsque mal gérées, elles peuvent être source de problèmes.

Pour éviter ces problèmes, nous vous présentons 6 pratiques à adopter, qui vous aideront à bien gérer votre carte de crédit d’entreprise.

01 Établir un plan d’utilisation

Vous avez un plan budgétaire, pourquoi pas un plan d’utilisation de votre carte de crédit? En effet, il est important d’avoir un plan de gestion et d’utilisation de votre carte de crédit d’entreprise. Qui y aura accès? Dans quelles situations voulez-vous utiliser la carte et quand serait-il préférable d’utiliser un chèque?

Avoir un plan et établir certaines restrictions vous permettra de ne pas perdre le contrôle de votre carte de crédit, afin qu’elle reste un atout pour votre entreprise et non un fardeau.

02 Payer votre balance au complet (et à temps)

Une carte de crédit est un outil avantageux et abordable, tant et aussi longtemps que vous payez votre balance à temps et évitez les frais d’intérêt qui peuvent vous causer beaucoup de soucis.

Cela peut sembler évident comme pratique, mais beaucoup de propriétaires d’entreprise passent à côté de leur date limite de paiement, pas parce qu’ils ne possèdent pas les fonds, mais plutôt parce qu’ils sont dépassés par les événements tous les mois et oublient complètement de payer leur carte de crédit.

Dans d’autres cas, il peut être difficile de payer sa balance en totalité lorsqu’il y a eu, durant le mois, des dépenses imprévues ou autres pépins du genre. C’est un avantage de la carte de crédit; en cas de problème (clients qui paient en retard, matériel qui brise et qui doit être remplacé rapidement, etc.), votre carte est un moyen rapide d’obtenir une avance de fond et de ne pas, à votre tour, payer vos fournisseurs en retard.

Au-delà des imprévus, assurez-vous de ne pas utiliser votre carte de crédit lorsque vous ne possédez pas les liquidités pour payer le compte à la fin du mois. Les abus et une mauvaise utilisation de votre carte de crédit pourraient vous coûter cher en frais d’intérêt et affecter la cote de crédit de votre entreprise.

Que ce soit en vous prévoyant un rappel tous les mois pour ne pas oublier de faire vos paiements ou revoir le genre de dépenses que vous effectuez avec la carte, il est absolument essentiel de payer votre balance en totalité.

03 Ne pas mélanger vos dépenses d’affaires et dépenses personnelles

Pour un propriétaire d’entreprise, il peut être tentant d’utiliser la carte de crédit d’entreprise pour des dépenses personnelles afin d’accumuler plus de points ou de récompenses, mais croyez-nous, les risques n’en valent pas la peine.

Mélanger vos dépenses personnelles à celles de votre entreprise peut compliquer la gestion de vos finances à la fin du mois, surtout si c’est votre comptable qui vérifie vos relevés. Cela rend aussi les choses plus difficiles lorsque vient le temps de fermer votre année financière. Il est donc nécessaire de complètement séparer ces deux sphères de votre vie.

04 Être prudent

La fraude de carte de crédit est surement la dernière chose que vous voulez avoir à gérer. Afin d’éviter ce malheur, il est important d’être prudent et toujours garder votre carte de crédit d’entreprise en sécurité (une photocopie de la carte de crédit dans le tiroir de la réceptionniste à l’entrée des bureaux, ça vous dit quelque chose?).

Si vous avez des employés qui ont régulièrement besoin d’utiliser une carte de crédit dans le cadre de leur travail, il est préférable de leur fournir leur propre carte. De cette façon, il sera plus facile pour vous de suivre les dépenses de chacun sur un relevé individuel, plutôt que de chercher qui a fait quelles dépenses sur un relevé de carte commune.

Ces mesures sont particulièrement importantes pour votre entreprise puisque, contrairement aux cartes de crédit personnelles, les cartes de crédit d’entreprises ne bénéficient pas des mêmes protections en cas de fraude. Nous vous recommandons de vous informer sur les protections existantes auprès de votre institution financière afin de savoir quelles sont vos options de protection.

05 Conserver vos reçus

Conserver vos reçus de carte est une habitude qu’il faut prendre dès le début. Prévoyez un tiroir dans votre classeur ou une boîte qui sera toujours facilement accessible sur votre bureau et placez-y tous les reçus de vos transactions de carte de crédit. Cette pratique vous sera très utile lorsque viendra le temps de fermer votre année financière puisque vos relevés de carte de crédit ne sont pas une pièce justificative, mais les reçus, eux, le sont.

Demandez également à vos employés qui utilisent la carte, ou qui ont leur propre carte, de toujours conserver leurs reçus. Si vous avez des questions concernant leurs transactions, vous serez en mesure d’avoir une réponse rapidement.

Éventuellement, si trop d’employés se retrouvent avec une carte de crédit, il devient très difficile de récupérer tous les reçus (c‘est à ce moment que votre comptable commence à moins vous aimer). Dans une telle situation, il est préférable de retirer certaines cartes de crédit aux personnes qui en ont le moins besoin et de plutôt mettre en place un système de compte de dépenses. Vous éviterez beaucoup de trouble, faites-nous confiance.

06 Vérifier vos relevés tous les mois

Nous nous doutons que ce conseil ne vous ravira pas, mais cela fait partie des meilleures pratiques pour la gestion d’une carte de crédit et il ne faut pas l’ignorer! Tout comme la conciliation bancaire, la vérification de vos relevés de carte de crédit est une procédure qui doit être faite mensuellement et qui vous permettra d’éviter de mauvaises surprises plus tard.

C’est en regardant votre relevé mensuel rapidement que vous pourrez vous apercevoir d’anomalies ou d’erreurs. Il sera alors facile pour vous de corriger ces erreurs en contactant tout de suite votre banque ou votre fournisseur. En attendant à la fin de l’année pour vérifier si tout concorde, il sera probablement trop tard pour apporter des corrections. Prenez le temps tous les mois de valider que toutes vos transactions sont correctes, surtout si vous partagez votre carte avec vos employés.

À retenir

Il est important de connaître les avantages de votre carte de crédit et de savoir en profiter, mais il est encore plus important de ne pas en abuser. Suivre les bonnes pratiques d’utilisation et de gestion de votre carte sera beaucoup plus payant que n’importe quel programme de récompenses.

Lorsque bien gérée, une carte de crédit est un important atout pour votre entreprise. En combinaison avec tous vos autres outils et processus de gestion, elle vous permettra d'optimiser vos processus de gestion et d'atteindre vos objectifs.

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