3 trucs faciles
pour améliorer
la communication
dans vos équipes
Le travail d'équipe est un jeu d'équilibre entre la communication et le travail. Si on passe trop de temps à faire de la coordination (lire ici : à étirer inutilement les heures de réunion), on n'accomplit rien. Par contre, si on travaille en vase clos sans communiquer, on arrive à un résultat hétérogène.
Pour maximiser les performances d'une équipe de travail, il est donc important que les communications soient aussi productives que possible. Par exemple, les membres de l'équipe doivent :
- Pouvoir coordonner leur travail sans nécessairement avoir à se rencontrer pour chaque détail;
- Pouvoir discuter facilement et efficacement en cas de besoin;
- Avoir aisément accès aux documents de référence et aux nouvelles importantes qui les concernent.
Un bon point de départ pour atteindre ces objectifs est de choisir un ensemble d'outils qui permet d'optimiser la coordination et de maximiser les résultats des échanges. Ensuite, il faut se discipliner : bien utiliser ces outils et développer de bonnes habitudes!
Dans cet article, nous vous proposons quelques outils faciles à adopter et qui ont le potentiel d'avoir un impact important sur les résultats de votre équipe.
Quand les projets se multiplient, il devient rapidement important d'avoir un système en place qui permet aux membres de l'équipe de bien prioriser leur travail et de savoir où en est chaque projet.
Au minimum, il faut avoir un calendrier commun facilement accessible par tous. Pour ce faire, il est possible d'utiliser Google Calendar, qui a l'avantage d'être gratuit et particulièrement facile à faire adopter par les autres membres de l'équipe (puisqu'il y a de bonnes chances qu'ils l'utilisent déjà).
Plus intéressant encore, on peut tirer profit des nombreuses applications spécialisées de gestion de projet et de collaboration qui sont offertes sur le Web, comme Asana ou Wrike. Ces dernières permettent de planifier, compartimenter et coordonner les projets. On peut les utiliser pour assigner des tâches, définir des dates de remise, entreposer des fichiers et connaître rapidement le statut de chaque projet.
Ce qui est particulièrement bien d'Asana et de Wrike, c'est leur modèle d'affaires progressif qui offre une version gratuite pour les petites équipes. Ça ne coûte rien de les essayer et elles sont entièrement gratuites à utiliser, tant que l'équipe n'est pas trop grande.
Les applications de gestion de projet et de collaboration sont utiles pour avoir une vision globale du travail à accomplir et pour tenir des discussions de groupe efficaces à propos de projets spécifiques. En guise de complément, il peut être utile de définir des espaces pour entretenir des discussions informelles et pour transmettre des messages rapides. Si des membres de l'équipe font régulièrement du télétravail, c'est pratiquement une nécessité.
En ce moment, le logiciel de communication en entreprise le plus populaire est probablement Slack, un service multiplateforme conçu spécifiquement pour les besoins d'une équipe dans un contexte professionnel. Les fonctionnalités de base de Slack sont suffisantes pour la majorité des gens et sont offertes gratuitement.
Comme le logiciel est très populaire, il y a un grand nombre d'applications qui s'intègrent directement à Slack. Pour les utilisateurs plus avancés et qui ont des besoins particuliers, il est donc possible de personnaliser leur logiciel.
Pour éviter bien des pertes de temps, il est important que les membres d'une équipe aient facilement accès aux informations dont ils ont besoin. Ils doivent pouvoir trouver aisément les nouvelles qui les concernent, les coordonnées de leurs collègues et les documents qui peuvent leur être utiles : des formulaires utilisés fréquemment, des manuels de formation, leurs talons de paie, etc.
Pour une très petite entreprise, ce type de communication se fait généralement en personne ou par courriel. Toutefois, lorsque l'entreprise prend de l'expansion et compte plus d'employés, il devient plus difficile de tout communiquer manuellement. Pour régler ce problème, la mise en place d'un intranet s'impose rapidement comme l'approche la plus efficace. En utilisant une solution infonuagique clé en main, comme la plateforme MaPaie.net, il est très facile et peu coûteux de mettre en place un portail Web, même pour une entreprise qui doit surveiller ses dépenses de près.
En établissant un intranet, tout le monde y gagne. D'un côté, les employés y voient un effort de transparence et sont confortés de ne pas avoir à fouiller pour trouver les informations dont ils ont besoin. Pour les gestionnaires, il s'agit d'un moyen idéal de distribuer des documents importants et de s'assurer que leurs annonces ne se perdent pas entre deux courriels.
Pour conclure : l'importance de ne pas s'éparpiller
Si des membres de votre équipe sont particulièrement passionnés de technologies de communication, il est possible qu'ils préfèrent utiliser des logiciels différents de ceux que vous avez choisis. Il peut être utile d'écouter leur suggestion : leur logiciel préféré est peut-être supérieur à celui que vous aviez choisi au départ!
Toutefois, il est important de faire des choix finaux et de demander à votre équipe en entier de s'y conformer. Le meilleur outil de communication est celui que tout le monde accepte d'utiliser.
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