Comptabilité Trucs de gestion

10 termes
comptables
que tout
entrepreneur
devrait
connaître

Chaque industrie possède son langage particulier et la comptabilité ne fait pas exception à cette règle. Les termes comptables peuvent parfois paraître complexes. Il peut être difficile de tous les connaître et les comprendre si vous n’avez pas étudié dans ce domaine.

Cet article a été révisé en juillet 2024 pour être remis au goût du jour.

Même si votre comptable s’occupe de la majorité des processus comptables pour votre entreprise, il est important de vous familiariser avec le langage qui y est associé afin que vous puissiez garder une meilleure vue d’ensemble de votre compagnie et prendre de meilleures décisions au quotidien ou à long terme.

Voici donc 10 termes comptables (ainsi que leur définition) qui vous seront très utiles lors de votre parcours en affaires.

États financiers

Bilan

Un bilan est un document qui réunit toutes les données liées aux possessions et aux dettes de votre entreprise au moment de votre choix. Il vous montrera vos actifs, vos passifs et vos capitaux (ce que vous possédez, ce que vous devez et ce que vous valez).

Vous pouvez imaginer votre bilan comme étant une photographie de votre entreprise qui vous montre son ensemble à un moment précis. Ce rapport est particulièrement pratique pour avoir une bonne vue d’ensemble de votre entreprise à la fin de chaque mois.

Chiffrier

Un chiffrier est un outil qui permet au comptable d’effectuer les équivalences entre les chiffres inscrits dans le journal et ceux inscrits dans le grand livre lors d’une fin d’exercice. On doit donc y retrouver le solde de vérification initial, les régularisations (ajustements) ainsi que le solde de vérification régularisé pour que votre résultat financier soit le plus net possible.

Au Québec, on appelle aussi « chiffriers » les outils électroniques qui sont utilisés pour effectuer des calculs de comptabilité et traiter beaucoup de données rapidement sur un ordinateur (ex.: Excel).

État des résultats

Un état des résultats est un rapport qui, comme le nom l’indique, vous présente les résultats d’une période donnée qui montreront votre rentabilité. Il vous indique quel est votre profit au cours d’une période donnée en soustrayant vos dépenses à vos revenus. Ce rapport peut aussi vous permettre de comparer la même période entre deux années différentes et de comparer vos données avec votre budget.

Fonds de roulement

On appelle « fonds de roulement » la somme de tous les actifs que votre entreprise possède après que vous y avez divisé le passif courant. En d’autres mots, il s’agit de la quantité totale d’argent que vous pouvez utiliser afin de payer vos factures et de faire fonctionner votre entreprise à court terme.

Le fonds de roulement est très important, car il permet d’évaluer votre capacité à financer votre croissance au fil du temps. Si vous divisez le total de vos ressources par celui de vos dépenses et de vos dettes et que vous obtenez un chiffre au-dessus de 1, vous faites entrer plus d’argent dans votre entreprise que vous n’en sortez pour payer ce que vous devez. Il s’agit donc d’un bon indicateur de santé financière.

Flux de trésorerie

Le flux de trésorerie (aussi appelé cashflow) vous permet de garder des traces de toutes vos sorties et de vos entrées d’argent, mais aussi de gérer vos liquidités, sauf au moment durant lequel le revenu (ou la dépense) a été constaté. Ce flux s’ajuste à chaque entrée et sortie. En d’autres mots, il suit vos dollars (littéralement).

Lorsque le total des entrées d’argent dépasse celui des sorties, le flux est positif. Lorsque le flux d’argent reste positif durant une longue période, votre entreprise est considérée comme étant en bonne santé. Lorsque les sorties d’argent surpassent les entrées, le flux devient alors négatif. Il est normal pour toute entreprise de subir de courtes périodes de flux négatif, mais lorsque c’est le cas durant une longue période, votre entreprise risque alors de faire face à des difficultés.

Postes de grand livre

Amortissement

En comptabilité d’entreprise, l’amortissement consiste à étaler le coût d’un investissement (immobilisation) sur sa durée d'utilisation. Le paiement même de l’investissement n’est donc pas considéré dans l’amortissement : seul le temps durant lequel l’entreprise prévoit utiliser cet investissement est pris en compte.

Par exemple, si une compagnie se procure un nouvel ordinateur d’une valeur de 5000 $ et qu’elle prévoit l’utiliser pendant 5 ans, les normes comptables l’obligent à répartir ce montant sur sa durée de vie utile (qui, ici, est estimée à 5 ans), même si l’ordinateur a été payé en entier durant la première année.

Une entreprise doit souvent gérer plusieurs immobilisations en même temps, chacune ayant une durée d’utilisation différente. Il est donc important de vous doter d’un outil qui vous permettra de faire le suivi de tous vos investissements en même temps.

Frais payés d’avance

Les frais payés d’avance sont en fait des frais que vous payez pour des services ou des biens que vous n’avez pas encore reçus. Ils sont considérés comme des actifs, car comme vous avez payé à l’avance, vous possédez ce service, même s’il n’a pas encore été « consommé » en entier.

Le meilleur exemple de frais payés d’avance est votre assurance d’entreprise. Lorsque vous signez un contrat d’assurance, vous payez des frais au tout début, mais le service offert est valide au cours des 12 mois suivants. Ces 12 mois ne coïncideront pas nécessairement avec votre année financière, ce qui vous permettra d’obtenir un solde à la fin de l'année.

Frais courus

Les frais courus sont le contraire des frais payés d’avance. Il s’agit d’une dépense non payée, un montant que vous devez pour un service déjà reçu en entier. Dans votre état des résultats, ces frais apparaissent sous la forme d’une dépense engagée et dans votre bilan sous la forme d’un engagement non payé.

Travaux en cours

Le terme « travaux en cours » fait référence au rapport contenant la liste des heures et des travaux facturables qui n’ont pas encore été facturés. Cela facilite la gestion des projets menés à long terme et la gestion de la facturation pour projet.

Imaginez que vous acceptez un contrat de 5 ans. Allez-vous attendre 5 ans avant de constater vos revenus? Bien sûr que non! Au fur et à mesure que votre projet avancera, vous aurez accompli un travail qui mérite d’être facturé, et votre rapport de travaux en cours vous permettra de suivre son évolution et votre facturation. Le rapport de travaux en cours est généralement exprimé en dollars.

BAIIA

Cet acronyme signifie « bénéfice avant intérêt, impôt et amortissements » et indique le sous-total de votre bénéfice net. Il représente votre revenu brut ainsi que vos dépenses d’exploitation sur lesquelles vous exercez un certain contrôle (salaires des employés, par exemple). Cependant, il n'inclut pas les dépenses sur lesquelles vous n’avez aucun contrôle à court terme (ex.: intérêt, impôts et amortissements).

Exemples de calculs :

1. Revenu - dépenses d’exploitation = BAIIA
2. Revenu - dépenses d’exploitation - intérêt, impôts, amortissements = bénéfice net

Ces dépenses sont exclues dans le BAIIA car elles sont peu affectées par les prises de décisions des gestionnaires. Cette donnée sert en fait à mesurer la capacité d’une entreprise à générer un bénéfice d’exploitation.

Il se peut que vous ayez à fournir votre BAIIA si vous souhaitez vendre votre entreprise ou faire une demande de prêt à la banque. Ce type de document devrait donc toujours être inclus dans votre état des résultats.

Des connaissances bénéfiques

Le fait de connaître et de comprendre les termes mentionnés ci-dessus ne fera pas de vous un spécialiste de la comptabilité. Néanmoins, ils pourront sans aucun doute vous aider lors de vos conversations avec votre comptable, des investisseurs ou une institution financière et même lors de vos décisions financières.

De plus, un logiciel de gestion comptable reste l’outil idéal pour voir tous ces termes en action et améliorer votre compréhension des différentes opérations essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise. Sachez que la majorité des documents mentionnés dans cet article peuvent être remplis à l'aide d’Acomba GO, qui vous permettra de suivre de près vos données au quotidien.

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