Comptabilité Trucs de gestion

6 astuces
pour optimiser
la gestion de
vos comptes
fournisseurs

Vos fournisseurs sont absolument essentiels au bon fonctionnement (ou même à l’existence) de votre entreprise et votre relation avec eux affecte directement votre rentabilité. Une gestion efficace des comptes fournisseurs et le maintien de bonnes relations avec vos fournisseurs devraient donc toujours se retrouver au coeur de vos priorités.

Voici 6 astuces pour vous aider à mettre de l’ordre dans vos nombreux dossiers et tirer avantage de votre collaboration avec vos fournisseurs.

01 Utilisez les outils à votre disposition

Votre logiciel de gestion vous offre les outils nécessaires pour consigner toutes vos informations fournisseurs et ainsi faciliter vos prises de commandes et vos suivis. Plusieurs champs sont disponibles dans les fiches fournisseurs de votre logiciel de gestion et tous les exploiter rendra vos processus de commandes et de suivis plus rapides et efficaces.

Assurez-vous d’avoir le plus d’informations et de détails possible afin d’économiser du temps dans la recherche de vos dossiers et éviter des erreurs dans l’envoi de commande et le traitement de vos comptes payables (par exemple, saisir le groupe de taxes par défaut pour chacun de vos fournisseurs).

02 Optez pour les paiements électroniques

En 2019, les paiements de facture par virement électronique sont la norme. Ils sont plus simples pour vous et vos fournisseurs. Les paiements électroniques permettent d’accélérer le processus de facturation et d’éviter les pénalités de retard, souvent liées à des délais de poste. Ne passez pas à côté des nombreux avantages du numérique; c’est beaucoup plus simple, rapide et sécuritaire.

03 Effectuez un suivi régulier de vos liquidités

Effectuer un suivi quotidien de vos liquidités vous permettra d’assurer une bonne gestion des opérations au sein de votre entreprise en général, mais surtout un approvisionnement suffisant.

Les liquidités sont essentielles pour payer vos fournisseurs, et une mauvaise gestion de celles-ci pourrait causer du retard dans l’arrivée de vos commandes et donc, des ruptures de stock. Un approvisionnement insuffisant pourrait alors rapidement affecter votre rentabilité si vous n’êtes pas en mesure de répondre aux demandes de vos clients. Il est donc primordial d'effectuer une saine gestion des paiements fournisseurs afin de garantir des liquidités suffisantes pour vos commandes fournisseurs.

04 Négociez des escomptes de paiements

Au tout début d’une entente avec vos fournisseurs, il est fortement recommandé de négocier vos modalités de paiement afin de potentiellement profiter d’un escompte. Les modalités les plus courantes sont net 30 ou bien 2/10 net 30, ça vous dit quelque chose?

La modalité net 30 vous laisse 30 jours pour effectuer votre paiement. Si votre fournisseur vous remet une facture le 15 septembre, celle-ci doit être payée avant le 15 octobre, faute de quoi des pénalités pourraient s’appliquer. 2/10 net 30 implique que la date de paiement limite est également 30 jours après la remise de la facture, mais lorsque vous payez votre facture en moins de 10 jours, vous obtenez un rabais de 2% sur cette même transaction. Plusieurs fournisseurs offrent cette deuxième modalité afin d’encourager leurs clients à payer plus rapidement. Cette option est avantageuse pour vous aussi étant donné l’escompte offert, mais vous offre tout de même la flexibilité d’un paiement en 30 jours. À vous de choisir!

Votre respect des délais de paiements de vos factures contribuera grandement à maintenir une relation d’affaires avantageuse avec vos fournisseurs, c’est donc un aspect de la gestion de votre entreprise qu’il ne faut jamais négliger. Profitez des rapports intégrés à votre logiciel de gestion pour vous aider à gérer vos délais afin d’éviter les pénalités et les fournisseurs mécontents.

05 Ayez un plan B

Maintenir une bonne relation d’affaires avec vos fournisseurs principaux est important et comporte plusieurs avantages, mais qu’arriverait-il à votre entreprise si un de vos fournisseurs éprouvait des difficultés l’empêchant de subvenir à la demande temporairement? Que feriez-vous si l’un d’eux fermait soudainement?

Ces potentielles situations indésirables sont une raison importante d’entretenir de bonnes relations avec des fournisseurs secondaires. Ils sont votre plan B en cas d’un imprévu chez un fournisseur principal, il ne faut donc pas les négliger.

06 Effectuez la saisie de données quotidiennement

La mise en place des procédures hebdomadaires efficaces sera grandement bénéfique à court et long terme pour votre entreprise. Ne retardez pas la saisie de vos données comptables, vous risquez de perdre beaucoup de temps. Il est préférable de prendre quelques minutes quotidiennement que de passer une journée complète, une fois par mois, à tenter de vous retrouver dans vos chiffres et vos papiers accumulés. La saisie assidue de vos données vous permet également d’identifier des erreurs plus rapidement et donc de trouver des solutions plus rapidement.

Être proactif plutôt que réactif n’aura que des effets positifs sur la gestion de votre entreprise. Cela vous permettra de suivre votre rentabilité pratiquement en temps réel et d’avoir une bonne vue d’ensemble de l’entreprise.

Une situation gagnante pour tous

Une gestion organisée de vos comptes fournisseurs et de votre relation avec ceux-ci est bénéfique pour les deux côtés.

Le fournisseur satisfait de sa relation avec vous et de votre respect des délais de paiement pourrait être plus enclin à vous offrir des escomptes supplémentaires ou vous suggérer de nouveaux et meilleurs produits selon les besoins de votre entreprise. Tous ces bénéfices affecteront de façon positive la rentabilité de votre entreprise, ainsi que sa pérennité.

Vous êtes à la recherche d’une solution pour la gestion de votre entreprise et vos comptes fournisseurs? Contactez notre équipe d’experts pour en savoir plus sur nos nombreux outils spécialisés!

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