Comptabilité Trucs de gestion

Comment
produire
des factures
professionnelles
par vous-même

L’apparence et la structure de vos factures sont importantes, et ce, même si vous êtes une très petite entreprise. Produire des factures claires et professionnelles vous aidera non seulement à bâtir votre crédibilité, mais également à être payé plus rapidement et à économiser du précieux temps.

En effet, la façon dont votre entreprise se présente et votre professionnalisme influencent la perception que vos clients ont de vous, ainsi que leur décision de continuer à faire affaire avec vous. Votre professionnalisme peut se manifester de différentes façons; vos factures et soumissions sont de bons exemples.

Découvrez comment vous pouvez produire par vous-même des factures et soumissions professionnelles!

Dotez-vous d’un système adapté

La première chose à considérer (et la plus importante) est de vous doter d’un outil adapté pour la facturation.

Tout d’abord, ce genre d’outil vous permettra de créer des formats et des modèles de facture que vous pourrez réutiliser à chaque fois et qui vous feront économiser beaucoup de temps. Il sera également beaucoup plus facile pour vous d’effectuer un suivi de vos soumissions envoyées, afin de ne pas perdre des ventes potentielles, et de vos factures pour ne pas oublier de paiements dus et perdre de l’argent.

De plus, avec un logiciel de facturation, vous serez assuré que vos factures contiennent toujours les éléments nécessaires et vous pourrez les produire rapidement et facilement.

Voici ce que devraient toujours contenir vos factures pour qu’elles soient professionnelles et faciles à comprendre :

01 Un entête avec votre adresse et votre logo

Dans le cas où vos clients auraient besoin de vous contacter ou voudraient absolument vous payer par chèque, il est important que votre adresse complète se trouve toujours dans l’entête de vos factures.

Pour ce qui est du logo, avoir un logo professionnel sur vos factures contribue à renforcer votre crédibilité et votre réputation auprès de votre clientèle. De plus, vos clients pourront rapidement identifier de qui provient la facture et vous vous distinguerez de vos compétiteurs.

Si votre entreprise ne possède pas encore de logo, vous pouvez trouver un professionnel en ligne qui pourra vous créer votre propre logo à un prix abordable. Cette entreprise est un bon exemple.

Avec un logiciel de facturation, vous pourrez vous créer un modèle de facture dans lequel votre adresse et logo se retrouveront toujours dans l’entête de vos factures. Aussi simple que cela!

02 Les informations de contact du client

ll est également important d’inclure l’adresse complète de votre client et surtout, le nom de votre contact (la personne qui a fait l’achat). De cette façon, si votre facture se rend à quelqu’un qui n’est pas au courant de l’achat, vous aurez une référence. Il est préférable de savoir qui sont les différents contacts de chacun des départements dans l’entreprise afin que vos factures se rendent toujours à la personne responsable de la facturation (et surtout du paiement), et non au département de marketing, par exemple.

Votre système adapté vous permettra de facilement inclure cet élément à vos factures, car l’information sera déjà présente dans vos fiches clients. Vous n’aurez pas à chercher l’adresse de vos clients chaque fois et vous éviterez les erreurs causées par la saisie manuelle.

03 Une description claire pour chaque produit ou service facturé

Vos clients reçoivent plusieurs factures tous les mois de la part de différents fournisseurs, il est donc possible qu’ils ne se rappellent pas de tout ce qui leur est facturé. C’est pourquoi il est toujours préférable d’inclure une description claire des produits ou services que vous leur avez vendus (ou souhaitez leur vendre dans le cas d’une soumission). Avec des factures claires et détaillées, vos clients n’auront pas de questions à vous poser et pourront procéder plus rapidement au paiement!

L’avantage d’avoir un logiciel de facturation dans ce cas-ci, c’est que vous pouvez créer un catalogue avec des fiches complètes pour chacun de vos produits. Vous n’aurez donc pas à ajouter manuellement les descriptions de vos produits sur chaque facture. En sélectionnant un produit à ajouter à une facture, la description suivra automatiquement.

Si vous souhaitez suivre plus efficacement vos ventes et les quantités de produits ou services vendus, c’est également quelque chose que votre logiciel de facturation vous permettra de faire.

04 Des catégories de produits et des sous-totaux

Un des objectifs de prendre le temps de produire des factures professionnelles est de faciliter la lecture de celles-ci pour vos clients. Comme mentionné plus tôt, plus vos factures sont claires, plus vous évitez des retards dans les paiements de celle-ci. Vous pouvez aider vos clients à comprendre leur facture plus rapidement en divisant la liste de produits ou services vendus et en indiquant le sous-total pour chaque catégorie.

Avec votre système adapté, vous pourrez non seulement créer des fiches produits, mais également des catégories pour classer vos produits ou services, ce qui simplifiera grandement votre processus de facturation à l’interne.

05 Les montants détaillés et les numéros des taxes

Ces éléments peuvent sembler évidents, mais nous tenons à les mentionner tout de même, car plusieurs livrets de facturation papier n’incluent pas de case pour le numéro de taxes et parfois une seule case pour le moment total des taxes. Vos clients préféreront sans doute voir les montants détaillés de la TPS et la TVQ afin qu’il puisse à leur tour entrer ces montants dans leur logiciel comptable sans avoir à faire le calcul manuellement eux-mêmes.

Avoir un logiciel de facturation avec lequel les montants de taxes se calculent et s’affichent sur vos factures automatiquement vous évitera bien des soucis et contribuera à démontrer votre professionnalisme. Cela vous aidera également à ne pas vous tromper dans vos déclarations gouvernementales.

Pour ce qui est du numéro de taxes, il est important que celui-ci se retrouve toujours sur vos factures, puisque le ministère du Revenu l'exige pour toutes entreprises inscrites au fichier des taxes.

06 Le mode de paiement de la facture

Si vous remettez les factures à vos clients à la suite du paiement d’une commande ou d’un service rendu, vous voudrez vous assurer d’inclure le mode de paiement de celle-ci. Encore une fois, il s’agit ici d’une façon de simplifier la vie de vos clients, mais la vôtre aussi.

Pour votre client, cette information facilitera le classement de ses factures et ensuite le travail de son comptable. C’est la même chose pour vous, votre comptable vous sera très reconnaissant d’avoir indiqué clairement sur vos factures la façon dont elles ont été payées.

Il s’agit d’une autre information que vous pouvez facilement ajouter à toutes vos factures en utilisant une solution de facturation. Une telle solution vous permettra de gérer vos encaissements en indiquant le mode de paiement utilisé afin de balancer vos comptes en fin de journée ou en fin de mois.

Une étape qui en vaut la peine

Peu importe la taille de votre entreprise, la facturation est un processus qui fait partie de votre quotidien et de votre réalité. Prendre le temps de trouver le bon outil qui optimisera et accélérera ce processus pour vous et qui aidera vos clients à vous payer plus rapidement n’est donc pas une étape qu’il faut sauter. Après tout, vos revenus sont votre gagne-pain!

Découvrez notre solution de facturation mobile et flexible qui vous permettra de produire des factures complètes et professionnelles.

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