La comptabilité
sur Excel,
une mauvaise
décision
d’affaires!

01Travailler sur Excel est un pari risqué

Monter son propre système financier, c’est s’exposer à d’importants risques d’affaires. Pourquoi? Parce que chaque formule saisie à la main représente un risque d'erreur.

Pour faire une comparaison, gérer la comptabilité de votre PME avec un fichier Excel, c’est un peu comme faire des acrobaties sans filet : tant qu’on ne se plante pas, ça va. Par contre, au moindre accroc, les choses peuvent rapidement tourner au vinaigre.

En comptabilité, une erreur, même minuscule, peut avoir des répercussions immenses. On vous laisse imaginer les problèmes que peuvent entraîner des états financiers erronés ou des déclarations gouvernementales inexactes. Et ne parlons même pas des décisions d’affaires prises en regardant de mauvais chiffres.

Bien sûr, ce n’est pas parce qu’on utilise un logiciel comptable qu’on est pour autant entièrement à l’abri des erreurs. Par contre, un bon logiciel agit un peu comme une rambarde vous permettant d’automatiser le travail : pas de formule manuelle à entrer ou de calcul à faire sur des feuilles Excel disparates.

02Votre temps est une ressource précieuse

Supposons que vous parvenez à créer LE fichier Excel parfait pour la comptabilité de votre entreprise. Vous êtes au bout de vos peines, non? En fait, pas vraiment. Les normes fiscales changent, les pratiques comptables évoluent. Un système comptable doit évoluer au même rythme.

Dans ce contexte, pourquoi perdre un temps fou à mettre à jour un fichier Excel artisanal alors qu’il y a des outils sur le marché qui répondent déjà exactement à vos besoins et qui sont constamment mis à jour par des experts?

Votre temps est trop précieux pour être gaspillé à vous battre avec une feuille Excel. Concentrez-vous plutôt sur des activités créatrices de valeur. Comme entrepreneur, c’est ce que vous faites de mieux!

03Moins coûteux un fichier Excel, vraiment?

C’est peut-être contre-intuitif, mais un outil gratuit (ou presque gratuit) n’est pas nécessairement la solution la plus économique.

D’une part, si on s’arrête seulement au prix, il faut savoir que de nombreuses solutions comptables sont disponibles sur le marché à très bon prix. Plusieurs de ces solutions, comme Acomba GO, par exemple, sont offertes à quelques dizaines de dollars par mois seulement.

Mais, au-delà simplement du prix, il faut aussi penser aux gains d’efficacité que permet de réaliser un logiciel spécialisé. Voici quelques fonctionnalités que vous pourrez difficilement reproduire avec un fichier Excel :

• La gestion des accès
• Le suivi budgétaire en temps réel
• La comptabilisation automatisée des transactions
• La gestion simplifiée de votre inventaire
• Les rapports et analyses
• La facturation et la réception de paiements
• La prise de paiements électroniques et la comptabilisation automatique de ces derniers

Tout calcul fait, votre investissement dans un logiciel de comptabilité, de facturation, de gestion de l’inventaire ou de gestion de la paie sera rapidement rentabilisé en utilisant pleinement les outils offerts par ce dernier.

04Au-delà du logiciel comptable

Les logiciels d’aujourd’hui ne sont plus que de simples outils comptables. Ils sont de véritables assistants de gestion. Ils touchent à une panoplie de facettes de votre entreprise et vous accompagnent dans la majorité de vos activités quotidiennes.

Avec la compétitivité à laquelle font face les entrepreneurs aujourd’hui, il est essentiel d’avoir un accès rapide aux résultats ainsi qu’aux indicateurs clés de performance (KPI) en temps réel. En vous permettant d’accéder à vos données, de les croiser, de les analyser, un bon logiciel de gestion vous permet de voir plus clair dans vos affaires.

De plus, mentionnons la foule de solutions qui peuvent se brancher sur votre logiciel de gestion pour vous permettre de tirer encore plus de valeur de vos activités :

• Application en ligne qui vous permet de facturer plus facilement et de n'importe où
• Plateforme de commerce électronique pour vendre vos produits en ligne
• Solution de paiement électronique pour payer vos fournisseurs et recevoir des paiements de vos clients via le Web
• Et plusieurs autres (les possibilités sont pratiquements infinies!)

Bref, choisir Excel pour la comptabilité de votre entreprise peut sembler être une bonne idée au départ, mais en prenant cette décision, vous vous exposez inutilement à d’importants risques, à des pertes de temps ainsi qu’à des pertes financières. Quelle que soit votre taille, vous avez tout avantage à opter pour un logiciel spécialisé.