Paie et RH Trucs de gestion

Faire les paies
à l’interne ou
tout confier à
un sous-traitant?

Le traitement de la paie est un enjeu qui donne des maux de tête à bien des propriétaires de PME. D’un côté, certains insistent qu'il est mieux d'impartir la paie. D’autres préfèrent traiter la paie à l’interne. Qui a raison?

Étant impliqués auprès de plusieurs entreprises qui font un choix ou l’autre, nous sommes d’avis qu’il n’y a pas de réponse absolue à ce dilemme. En réalité, tout dépend du contexte de chaque entreprise: les ressources disponibles, la taille de l’entreprise, la réalité sur le terrain, les préférences et les expériences individuelles de chaque entrepreneur, etc.

Pour vous aider à vous y retrouver, nous vous proposons quelques pistes de réflexion sur le sujet.

Temps

Les entrepreneurs qui optent pour l’impartition expliquent souvent leur choix en soulevant l’argument du temps gagné en déléguant à un tiers la responsabilité de calculer la paie, d’émettre les chèques et les talons et de produire les relevés gouvernementaux.

Toutefois, il faut garder en tête que le temps consacré à produire la paie est constitué à plus de 80 % de tâches qu’on doit nécessairement réaliser à l’interne : gestion des dossiers d’employés, compilation des données de paie (heures travaillées, avantages sociaux, vacances).

Ainsi, l'impartition permet effectivement d'économiser un peu de temps, mais il ne faut pas surévaluer cette économie et penser qu’on pourra se délester entièrement.

Sécurité des données

La sécurité de vos données de paie est absolument fondamentale puisque ces dernières contiennent énormément d’information confidentielle à propos de vos employés et de vos pratiques d’affaires.

Comme il s’agit d’un enjeu très important, assurez-vous de poser les bonnes questions si vous optez pour l’impartition :

• Par quel moyen les données de paie seront-elles transférées au sous-traitant?
• Ce moyen est-il sécuritaire?
• Les données seront-elles entreposées au Canada?
• Le lieu où les données seront entreposées respecte-t-il les normes les plus rigoureuses en matière de sécurité?

Si vous décidez de traiter l’entièreté de la paie à l’interne avec un logiciel spécialisé, vous aurez davantage de contrôle sur le parcours de vos données. Par contre, vous aurez également la responsabilité d’en assurer la sécurité.

Flexibilité et contrôle

L’impartition vous libère de certaines responsabilités, mais vous impose également de céder le contrôle d’une partie de vos opérations à un tiers. Si vous préférez maintenir un grand niveau de flexibilité, il est préférable de traiter la paie à l’interne.

Même si votre sous-traitant vous offre un service exceptionnel, il y a nécessairement des délais à chaque fois que vous lui faites une demande. Vous devez également vous conformer aux heures de bureau du sous-traitant. De plus, vous n’êtes jamais à l’abri d’erreurs de communication lorsque vous faites affaire à l’externe.

Si vous souhaitez être en mesure de tout gérer en temps réel (faire des ajustements de dernière minute, effectuer un paiement hors du cycle normal de paie, etc.), vous serez plus à votre aise en faisant le traitement de la paie à l’interne. De plus, vous serez en mesure d’accéder en tout temps à l’intégralité de vos données de paie, ce qui constitue un atout important pour aider à la prise de décision.

Argent

D’une façon ou d’une autre, le traitement de la paie est une dépense. La production des paies à l’interne commence par l’achat d’un logiciel spécialisé tandis que l’impartition implique le paiement de frais à un tiers. La différence entre les deux est la façon avec laquelle les frais sont distribués.

Pour l’achat et l’entretien d’un logiciel spécialisé, les coûts demeurent les mêmes, peu importe l’utilisation que vous en faites : le nombre de paies produites, la fréquence à laquelle vous produisez les paies, etc. Du côté de l’impartition, les sous-traitants facturent généralement selon le volume de travail. Donc, plus vous leur confiez de paies à produire, plus la dépense est importante pour vous.

Pour optimiser l’utilisation des ressources financières de votre entreprise, il faut donc procéder à une analyse de vos besoins selon votre situation particulière. Pensez surtout à moyen et à long terme : en l’espace de 5 ans, les frais d’impartition auront-ils dépassé les frais d’achat et d’entretien d’un logiciel de paie?

Se doter des bons outils

Si vous faites le choix de gérer la paie à l’interne, assurez-vous d’avoir les bons outils et d’être bien accompagné. Le monde du travail est très dynamique; il change perpétuellement au gré des lois et des règles fiscales. Pour vous permettre de bien vous conformer à ces dernières, choisissez un logiciel qui est rigoureusement tenu à jour par des gens dignes de confiance.