Les 4 erreurs à éviter lors de la gestion de vos paies
S'il y a un endroit où on ne veut pas se tromper, c'est bien la paie des employés!
Peu importe sa complexité, une erreur commise lors de la gestion de paie peut vite devenir très coûteuse pour votre entreprise. En plus de l'investissement en temps et en efforts pour corriger l'erreur, certaines choses, comme la confiance de vos employés, peuvent être irrémédiablement endommagées.
Pour vous aider à éviter bien des problèmes, nous avons répertorié 4 erreurs fréquentes qui sont assez faciles à éviter.
01 Ne pas avoir les connaissances nécessaires
La gestion de paie est parfois sous-estimée et se retrouve malencontreusement entre les mains d’une personne qui n’a pas la formation nécessaire ou qui ne détient pas les connaissances requises à propos des différentes normes et lois à respecter.
Ce conseil peut sembler banal, mais beaucoup d'entreprises font encore l'erreur de laisser la paie entre les mains d'une personne qui n'a pas les qualifications requises. Si vous désirez vous en occuper vous-même, optez pour des formations reconnues. Vous pourrez ainsi éviter de graves erreurs.
02 Utiliser des formulaires papier et faire le travail à la main
Les formulaires, le classement qui ne finit plus, les multiples vérifications à la main. Vous reconnaissez-vous? Si oui, il est probablement temps d'envisager un meilleur système.
Le télétravail ayant gagné en popularité dans la dernière année, plusieurs entreprises ont adopté celui-ci auprès de leurs employés. En utilisant un logiciel comptable comme Acomba, vous pourrez effectuer la transmission des talons de paie à vos employés par courriel et ainsi, assurer une pratique efficace auprès du personnel. C’est d’ailleurs l’une des fonctionnalités que propose MaPaie.net via la compilation des données fournies dans Paie Acomba.
Un logiciel comptable vous permettra également de gérer le calcul des impôts fédéral et provincial, les cotisations syndicales et CSST, l’assurance-emploi, RRQ, RPC, les pensions alimentaires, REER, etc. De plus, vous serez en mesure de produire simplement les formulaires gouvernementaux obligatoires dont l’impression et la transmission électronique des relevés 1 et T4 sans double saisie.
Finalement, il vous aidera dans la gestion des heures supplémentaires, temps de formation, jours de maladie, banques d’ancienneté, heures accumulées, kilométrage.
03 Ne pas être clair avec vos employés sur le fonctionnement du système de paie
Vous maîtrisez votre système de paie sur le bout de doigts, mais ce n’est pas nécessairement aussi facile à comprendre pour vos employés. Au-delà du simple montant net qu’il reçoit, l’employé voudra comprendre le fonctionnement de la gestion des heures supplémentaires, des jours de maladie, des banques d’ancienneté, de ses heures accumulées ou même de la gestion de son compte de dépense.
Rendez l’expérience de vos employés agréable dès leur arrivée en prévoyant un document offrant toutes les informations nécessaires pour une meilleure compréhension de votre système de paie. Assurez-vous qu’ils puissent y avoir accès facilement et soyez à l’écoute de leurs besoins.
Offrez des petites séances d’informations de temps en temps ou invitez des spécialistes pour mieux répondre aux différentes questions de vos employés.
04 Ne pas avoir de système de classement d’employés
Une entreprise peut compter plusieurs types d’employés et cela peut devenir embêtant lorsqu’arrive le temps d’effectuer le traitement de paie. Sans système de classement adéquat, vous pourriez vous retrouver dans de fâcheuses situations. Par exemple, un employé à temps plein pourrait recevoir une paie destinée à un employé à temps partiel ou vous pourriez omettre d’ajuster le salaire d’un employé selon son nouvel échelon.
Pour vous assurer de capter tous les détails relatifs au revenu de chacun, assurez-vous de bien classer vos employés selon leur statut respectif. Vous pourrez ainsi facilement distinguer l’employé à temps plein d’un employé saisonnier ou d’un stagiaire à un bénévole.
Quoi qu’il en soit, gardez en tête que la qualité de votre gestion de paie influence grandement l’image de la relation professionnelle établie entre vos employés et vous. En adoptant de bonnes pratiques, vous éviterez de mauvaises surprises.
Vous désirez affiner vos connaissances sur le sujet? Demandez une démo gratuite de la solution de paie Acomba à l’un de nos experts.
Des questions? N’hésitez pas à communiquer avec nos conseillers afin de discuter des options qui s’offrent à vous.
Saviez-vous que?
Nous avons déjà proposé quelques pistes de réflexion au sujet des paies faites à l’interne par rapport à celles faites par un sous-traitant.
Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter l’article juste ici.
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