Comptabilité Trucs de gestion

Les frais courus :
que sont-ils et
quand sont-ils
comptabilisés?

Comptabiliser et suivre de près vos frais courus vous permet de produire des états financiers plus représentatifs de la réalité et vous offre un portrait beaucoup plus précis de votre situation financière.

Les entreprises doivent prendre en compte les dépenses qu’elles ont engagées dans le passé et pour lesquelles le paiement arrivera prochainement à échéance. La comptabilité d’exercice permet à une entreprise de suivre efficacement ces dépenses (qui sont considérées comme des dettes), qu’il s’agisse de frais courus ou de comptes payables.

Pour commencer, regardons de plus près ce que sont les frais courus exactement et comment vous devez les comptabiliser pour profiter d’une bonne vue d’ensemble à la fin de chaque période.

Qu’est-ce que sont les frais courus?

Les frais courus sont une dépense non payée, un montant qu’une entreprise doit pour un produit ou un service déjà reçu. Il s’agit d’une dépense qui doit être comptabilisée au moment où le produit ou service est reçu, plutôt qu’au moment où il est facturé.

Les frais courus sont considérés comme étant une dette à court terme. Bien que cette dette ne soit pas encore légalement tangible puisqu’aucune facture n’a été produite, elle constitue un élément passif et elle est comptabilisée en fin d'exercice, même si elle n'a pas encore donné lieu à une sortie d’argent.

Voici quelques exemples de frais courus courants :

• Des intérêts sur des prêts
• Des produits ou services reçus
• Salaires et vacances d’employés
• Impôts
• Loyer

Comment les frais courus doivent-ils être comptabilisés?

Les frais courus d’une compagnie doivent apparaître dans son bilan. Tel qu’expliqué dans notre article 8 termes comptables que tout entrepreneur devrait connaître, un bilan est un document qui réunit toutes les données liées aux possessions et aux dettes de votre entreprise, au moment choisi. Votre bilan vous montrera donc vos actifs, vos passifs et vos capitaux (ce que vous possédez - ce que vous devez = ce que vous valez).

Vos frais courus doivent être comptabilisés en tant que passif dans votre bilan et parfois ces frais devront être estimés. Pour les dépenses récurrentes, telles que le loyer, le montant est toujours le même, mais pour certaines dépenses sporadiques pour lesquelles vous n’avez pas encore reçu de facture, vous pouvez inscrire votre meilleure estimation.

Quelle est la différence entre les frais courus et les comptes payables?

Frais courus

Les frais courus sont des dépenses connues et prévues par la compagnie, mais qui ne peuvent être payées tant que ces dépenses ne leur sont pas facturées. Elles sont tout de même inscrites au bilan pour que l’entreprise ait une meilleure idée de l’état de leurs passifs. De cette façon, la direction peut prendre de meilleures décisions concernant la gestion de leur budget, car tous les paiements imminents sont connus .

Les comptes payables

Les comptes payables, quant à eux, contiennent des dépenses pour lesquelles la compagnie a été facturée, mais qui n’ont pas encore été payées (peu importe la raison).

Ces deux types de dépenses sont enregistrées dans le compte passif, dans le bilan. Si l’entreprise reçoit une facture pour des frais courus avant la fermeture de sa période, ceux-ci sont alors transférés dans la catégorie comptes payables.

Voici un exemple qui met en scène les deux types de dépenses :

L’imprimante multifonction du bureau dans lequel vous travaillez tombe en panne. Vous faites alors affaire avec une compagnie de réparation qui vous envoie un réparateur spécialisé. Après inspection de l’appareil, celui-ci vient à la conclusion qu’une pièce de l’imprimante doit être remplacée. Il vous indique laquelle et vous la commandez. Lorsque la pièce est livrée, le réparateur revient pour l’installer.

En quittant, il vous remet une facture pour son temps. Puisque vous avez en main une facture pour cette dépense, celle-ci doit être inscrite aux comptes payables dans votre bilan.

Aucune facture n’a encore été produite pour la pièce commandée et reçue, mais cette dépense doit tout de même être comptabilisée. Celle-ci doit donc être inscrite comme frais courus dans votre bilan, en attendant que la facture vous soit remise.

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Votre logiciel comptable vous permet de gérer plusieurs opérations comptables, dont celles mentionnées dans cet article, facilement et efficacement. En étant spécialisé pour la gestion comptable, votre logiciel vous aide à être précis dans vos rapports, à réduire de beaucoup le risque d’erreur et à suivre de près vos données mensuelles et annuelles.

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