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Comment prendre une copie de sauvegarde de vos données comptables?

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Les copies de sauvegarde sont essentielles et évitent les situations désagréables. Voici la marche à suivre pour prendre une copie de sauvegarde des données comptables.

  1. Ouvrir la société à sauvegarder.
  2. Depuis le menu Fichier, sélectionner Copie de sauvegarde.
    La fenêtre Copie de sauvegarde s'affiche.
  3. Sélectionner l'onglet Sauvegarde.
  4. Dans le groupe Destination, sélectionner le type de sauvegarde à effectuer.
    • Disque : Sauvegarde le fichier sur disquette, disque rigide, bande ou autre support amovible (clé USB, etc.)
    • E-Mail : Transmet le fichier au destinataire par courrier électronique.
  5. Dans le groupe Options de sauvegarde, sélectionner les options appropriées.
    • Inclure les fichiers d'index : Cocher cette case permet d'inclure les fichiers d'index d'Acomba dans la copie de sauvegarde. Les fichiers d'index sont des tables ordonnées d'emplacement des informations. Il n'est pas essentiel de les sauvegarder. Les fichiers d'index sont compilés automatiquement, lors de la récupération d'une copie de sauvegarde.
    • Inclure les fichiers de rapport : Cocher cette case permet la sauvegarde du sous-dossier Rapports situé dans le dossier de la société. Par défaut, ce sous-dossier contient les fichiers de chaque rapport archivé, par exemple, rapports journaliers, journaux de paies, etc.
    • Inclure les fichiers du Générateur d'états financiers : Cocher cette case permet de sauvegarder les fichiers dont l'extension est RGS. Ces fichiers sont des rapports créés par le générateur d'états financiers Acomba (RGS). Pour être inclus dans la copie de sauvegarde des données comptables, ils doivent être enregistrés dans le dossier de la société.
    • Inclure les fichiers TFE : Cocher cette case permet de sauvegarder les fichiers de transfert de fonds électronique présent dans le dossier de la société ainsi que la configuration TFE.
    • Inclure les fichiers d'attachement : Cocher cette case permet de sauvegarder les fichiers joints aux appels, envois de courriel, publipostage, etc., contenus dans le dossier Attach de la société.
    • Inclure les fichiers de la librairie corporative : Cocher cette case permet de sauvegarder les fichiers de la Librairie corporative contenus dans le dossier LibCorpo.
    • Inclure les fichiers de prise d’inventaire : Cocher cette case permet de sauvegarder les fichiers se trouvant dans le dossier PriseInv.
    • Inclure les fichiers des archives : Cocher cette case permet de sauvegarder les fichiers se trouvant dans le dossier Archives et contenant les rapports produits en format pdf.
    • Inclure les fichiers de Fortune 1000 : Cocher cette case lorsque des fichiers de données Fortune 1000 sont présents dans le dossier de la société et doivent être sauvegardées.
    • Inclure des fichiers supplémentaires : Cocher cette case permet d'inclure dans la copie de sauvegarde des fichiers autres que des fichiers Acomba. Il peut s'agir de fichiers Word, Excel, etc. Ces fichiers doivent être énumérés dans le fichier Acombak.txt.
  6. Dans le groupe Format, sélectionner le format de la copie de sauvegarde.
    • Avec compression : Ce format permet de compresser les fichiers de données dans un ratio d'environ 10 :1 pour ne faire qu'un seul fichier. Il s'agit du format le plus usuel.
    • Avec compression et mot de passe : Ce format permet de compresser les fichiers de données dans un ratio d'environ 10 :1 et d'afficher une fenêtre permettant la saisie d'un code, nécessaire lors de la récupération de la copie de sauvegarde.
    • Sans compression : Ce format permet de copier les fichiers de données tels quel à l'endroit spécifié dans le champ Dossier de destination.
  7. S'il y a lieu, insérer une disquette dans le lecteur approprié.
  8. Cliquer sur le bouton Sauvegarder.
    La fenêtre Enregistrement de la copie de sauvegarde s'affiche.
  9. Dans le champ Enregistrer dans, spécifier s'il y a lieu l'emplacement de la copie de sauvegarde. Note : Lorsque la copie de sauvegarde doit être conservée sur CD, enregistrer d'abord le fichier sur le disque dur de l'ordinateur, par exemple dans Mes Documents, puis le graver sur le CD.
  10. Dans le champ Nom de fichier, saisir le nom du fichier de sauvegarde des données.
    Attention : Le nom du fichier de sauvegarde doit être sans espace, accent et ponctuation.
  11. Cliquer sur le bouton Enregistrer.
    La fenêtre Confirmation s'affiche.
  12. Vérifier que l'unité de destination est bien insérée dans le lecteur puis cliquer sur le bouton OK.
    La fenêtre Sauvegarde des fichiers : Contenu du disque s'affiche.

    13. Voici la description de son contenu.

    • Dossier cible : Cette ligne affiche la destination de la copie de sauvegarde.
    • Contenu du dossier : Affiche le nombre de fichiers qui se trouvent présentement dans le dossier cible.
    • Espace disponible : Affiche l'espace disponible dans le dossier cible.
    • Taille estimée de la sauvegarde : Contient la taille du fichier de la copie de sauvegarde. Cette information permet d'évaluer l'espace nécessaire requis pour sauvegarder la copie des données.
    • Bouton Explorer le disque : Affiche le contenu du dossier cible. La fenêtre Validation du contenu d'un disque s'affiche permettant de consulter ou de détruire les fichiers.
    • Bouton Rafraîchir : Met à jour l'information affichée aux lignes Contenu du dossier et Espace disponible. Généralement, on l'utilise après avoir inséré une nouvelle unité support dans le lecteur.
    • Bouton Annuler : Ce bouton permet d'interrompre la procédure de prise de copie de sauvegarde.
  13. Cliquer sur le bouton OK.
    La fenêtre Sauvegarde des fichiers s'affiche et la copie de sauvegarde s'effectue.
  14. Cliquer sur le bouton Terminer pour fermer la fenêtre Sauvegarde des fichiers.