Quelle est la procédure à suivre pour la fin d’exercice financier de Comptabilité?

La procédure de fin d'exercice financier de l'application Comptabilité est automatiquement déclenchée lors de la fermeture de la dernière période comptable.

Pour exécuter une fin d'exercice lorsque le cycle comptable n'est pas complété, toutes les périodes doivent être fermées les unes après les autres jusqu'à la dernière.

Important : Il est fortement recommandé de prendre une copie de sauvegarde avant de démarrer la procédure. Pour en savoir davantage, consulter la FAQ numéro 310 Comment récupérer une copie de sauvegarde dans une nouvelle société?.

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Procédure à suivre pour la fin d’exercice financier de Comptabilité

Dans le menu Saisie, sélectionner Comptabilité puis Fin de période.
Dans la fenêtre d'avertissement de prise d'une copie de sauvegarde, cliquer sur OK.

La fenêtre donnant les étapes de la procédure de fin d'exercice s'affiche. À partir de cette fenêtre, il est possible d'imprimer le Guide de l'usager en cliquant sur le bouton Voir le Guide.
Cliquer sur le bouton Suivant.
La fenêtre Fin de Période s'affiche.
Dans le champ Date, saisir la date à afficher sur les rapports. Elle correspond généralement à la date de fin d'exercice.
Dans le groupe Mises à jour des listes de la période précédente, sélectionner un type de liste.
- Imprime seulement les ajouts : Imprime une liste des transactions de la période précédente ajoutées depuis la fermeture.
- Imprime les listes complètes : Imprime une liste de toutes les transactions de la période précédente, donc celles entrées avant et après la fermeture de la période.
Dans le groupe Liste des comptes avec transactions, sélectionner les options désirées.
- Imprime les comptes inactifs : Permet d'inclure les comptes inactifs. Un compte est inactif si aucune transaction n'est saisie dans ce compte pour la période.
- Saut de page après chaque compte : Chaque compte est imprimé sur une nouvelle page.
La fenêtre Bénéfices non répartis s'affiche. Dans le champ Numéro, saisir le numéro du compte de catégorie Capitaux dans lequel les bénéfices (ou pertes) sont transférées.
Lorsque l'application Coût de projets est démarrée, la fenêtre Remises à zéro des soldes de projets s'affiche. Sélectionner la case Remettre à zéro les soldes d'ouverture de projets des comptes de catégorie Revenus et Dépenses pour remettre à zéro les soldes d'ouverture des comptes de catégorie Revenus et Dépenses lorsque les projets sont utilisés en tant qu'extension des comptes du plan comptable.
Dans la fenêtre Transfert des budgets, sélectionner les options désirées.
- Transfert des soldes de l'année courante : Cocher cette case permet de transférer les soldes des comptes vers une ou des colonnes Budget, selon la sélection effectuée.
- Transfert des montants des colonnes de budgets : Sélectionner la destination des colonnes Budget à transférer.
- Majoration des budgets : Sélectionner la colonne dont les montants sont à majorer, à la hausse ou à la baisse puis saisir le pourcentage de majoration à appliquer à chaque catégorie de compte.
  La commande Majoration spécifique permet la saisie d'un pourcentage de majoration par compte du plan comptable plutôt que par catégorie de compte.
  
  Truc : Le bouton Assistant transfert de budgets permet de démarrer l'assistant de transfert des budgets offrant un encadrement, étape par étape, afin d'assurer la réussite des transferts. Seule la majoration spécifique doit être effectuée par la suite.
  
  La fenêtre Titre des colonnes de budgets s'affiche.
Renommer les titres des colonnes Budget pour le nouvel exercice financier.

Note : Lorsque l'assistant transfert de budgets est utilisé, les titres sont déjà saisis.

La fenêtre Transfert de conciliation s'affiche.
Sélectionner les comptes pour lesquels une trace des transactions en circulation doit être conservée pour le nouvel exercice financier (par exemple, les comptes de catégorie Banque).

La fenêtre Analyse annuelle s'affiche.
Cocher la case Imprimer l'analyse annuelle des comptes permet d'imprimer la liste des comptes avec transactions pour l'intervalle de périodes et de comptes spécifié dans les champs Période et Comptes. Cette étape est facultative.

La fenêtre Rapports optionnels s'affiche.
S'il y a lieu, sélectionner les modèles de rapports à imprimer puis cocher la case Fin d'exercice.

La fenêtre Sommaire s'affiche.
Valider les sélections effectuées puis cliquer sur le bouton Terminer.
À la question Voulez-vous vraiment exécuter la procédure de fin d'exercice?, répondre Oui pour continuer la procédure et Non pour annuler la procédure de fin d'exercice.
À la question Voulez-vous faire une copie de vos données de Comptabilité? répondre Oui.
La fenêtre Année de l'exercice s'affiche.
Saisir l'année de l'exercice puis cliquer sur le bouton OK. La création de la copie d'archives démarre.
À la question Voulez-vous confirmer les paramètres d'impression des rapports individuellement?, répondre Non pour confirmer l'impression une seule fois pour tous les rapports. Répondre Oui pour confirmer l'impression de chaque rapport.
Pour s'assurer que la procédure de fin d'exercice est complétée avec succès, vérifier dans Information société, sous l'onglet Comptabilité que la période courante est 1.

Réception des régularisations du comptable

À la suite de l'analyse des états financiers, le comptable ou le vérificateur peut transmettre des écritures de régularisation.

L'inscription de ces écritures s'effectue dans la copie d'archives de la Comptabilité créée pendant la procédure de fin d'exercice.

Procédure

Ouvrir la société " ZGL_NomdelaSociete_Annéedelexercice ".
Inscrire les écritures de régularisation reçues du comptable.

Note : Lorsque les régularisations ont été récupérées par la commande Importer les modifications provenant de l'Expert-comptable, elles n'ont pas à être inscrites.
Imprimer une balance de vérification cumulative et vérifier qu'elle est identique à la balance de vérification régularisée du comptable. (menu Rapport, Comptabilité, Rapports financiers).>
Prendre une nouvelle copie de sauvegarde afin de conserver en archives une copie complète des données à la date de fin d'exercice.
Fermer la société " ZGL_NomdelaSociete_Annéedelexercice " (menu Fichier, Fermer société).

Note : Afin de conserver une copie des données de la société à la fermeture, il est suggéré de ne pas effectuer de fin d'exercice dans la société " ZGL_NomdelaSociete_Annéedelexercice ".
Ouvrir la société courante.
Pour chaque compte de bilan affecté par une écriture de régularisation, ajuster le solde d'ouverture afin qu'il soit identique à celui régularisé du comptable (menu Saisie, Comptabilité, Comptes).
Pour les comptes de résultats, seul le solde d'ouverture du compte Bénéfices non répartis doit être ajusté.

Note : La différence entre le total des comptes de revenus et de dépenses régularisés représente un bénéfice d'exploitation lorsque les revenus excèdent les dépenses ou une perte d'exploitation lorsque les dépenses excèdent les revenus.

Le solde d'ouverture du compte Bénéfices non répartis peut être connu facilement à l'aide d'une balance de vérification des soldes d'ouverture ou d'un bilan d'ouverture fourni par le comptable.
Imprimer une balance de vérification des soldes d'ouverture (période 0) et s'assurer qu'elle est identique à celle du comptable (menu Rapport, Comptabilité, Rapports financiers).